En retail y alimentación, el stock no es solo una cifra — tiene fecha de caducidad. Este caso ilustra una situación muy habitual: un reporting mensual, que puede ser suficiente en otros sectores, aquí casi siempre llega tarde. Para cuando se detecta un exceso de stock de un producto perecedero, ya se ha perdido buena parte de su margen.
El problema
Los pedidos a proveedores se hacen más por costumbre que por datos: se pide lo de siempre, en la cantidad de siempre. Esto hace que sea fácil sobre-pedir productos que rotan lento y quedarse corto en los que tienen más demanda. Sin un seguimiento semanal de la rotación, esas decisiones se toman casi a ciegas, y el margen perdido en productos que caducan sin venderse no se nota hasta que ya es un patrón difícil de revertir.
A eso se suma la documentación y facturación del día a día, que se va acumulando sin un sistema claro, y la falta de un resumen periódico de ventas e incidencias que permita tomar decisiones con tranquilidad en vez de reaccionar sobre la marcha.
La gestión
El cambio principal es pasar de una lógica mensual a una semanal, sin necesidad de ningún sistema complejo:
- Un seguimiento semanal del stock y su rotación, incluyendo control de caducidades en los productos que lo requieren.
- Un histórico simple de pedidos a proveedores, para ajustar cada solicitud a la demanda real en vez de a la costumbre.
- Una organización básica de facturas y documentación, clasificada y accesible sin tener que buscar entre carpetas sueltas.
- Un reporting semanal de ventas e incidencias, lo bastante simple como para revisarlo en diez minutos cada lunes.
El resultado
El objetivo es que las decisiones sobre pedidos dejen de basarse en la costumbre y empiecen a basarse en lo que la rotación semanal está mostrando de verdad — para pedir menos de lo que no se mueve y no quedarse corto en lo que sí. Y que el reporting deje de ser una tarea que nunca hay tiempo de hacer, para convertirse en algo que llega solo, cada semana, listo para revisar.